この記事では、私が残業しないために意識していたことをご紹介します。
効率的な方法がないか調べる
一つ目は、
「効率的な方法がないか調べる」
です。
普段当たり前にやっていることでも、調べてみると意外と効率的な方法があるものです。
ささいな作業でも、
「これ、もっと効率的な方法はないかな」
と常に疑問を持つようにしていました。
これを意識しているのとしていないのとでは、かなり違ってきます。
疑問を持っていないと、普段の方法以外見えなくなってくるものなんですよね。
パソコンのショートカットキーを積極的に活用する
二つ目は、
「パソコンのショートカットキーを積極的に活用する」
です。
パソコンのショートカットキー、別に使わなくても作業自体はできます。
でも、使った方が圧倒的に楽だし、作業も速いんですよね。
一つ一つはあまり大きな差がないように見えても、積み重なると全然違って。
積極的に活用していました。
パソコン作業中、
「あ、この操作よくやってるけど、ショートカット使ってないな」
と気が付くと、すぐに調べて活用するようにしていました。
定期的に整理する
三つ目は、
「定期的に整理する」
です。
仕事がひと段落したタイミングなどで、定期的に「整理」をしていたんです。
「整理」で行っていたのはこんなこと▼
- メールボックスの不要なメールを削除
- メールボックスのメールをフォルダ分け
- パソコンフォルダ内の不要なファイルを削除
- パソコンフォルダを分類
- カタログ類をスキャンして、紙は処分
- 不要な書類を処分する
- 紙の書類を分類し収納する
- タスクを可視化して、カレンダーに書き込む
忙しく仕事をしていると、データやタスク、書類が、だんだんぐちゃぐちゃになってきますよね。
それを、少し落ち着いたタイミングで、整理していました。
もしかしたら、
「整理」をしている時間に、タスクを一つでも進めた方が早く帰れるのでは？
と思うかもしれません。
でも、私は、定期的な整理のおかげでスムーズに仕事が進み、残業を防げていたと思っています。
例えば、
- メールボックスが整理されているので、大事なメールの見落としが防げた
- メールボックスが整理されているので、すぐに返信ができて相手とのやり取りがスムーズに進んだ
- フォルダや書類が整理されているので、必要なファイルや書類がすぐに見つかった
- タスクが整理されているので、タスク漏れが防げた
といったイメージです。
「整理」によって、残業の原因になりうることを、事前に防いでいたんですね。
会社をやめた今でも、定期的に「整理」しています。
移動時間を活用する
四つ目は、
「移動時間を活用する」
です。
デスクでしかできなかったり、デスクでするのが早い作業ももちろんあります。
でも、移動中にできることも、意外とたくさんあるんですね。
例えば、
- 資料の構成案を考える
- メールの確認をする
- メールの下書きをする
- 情報収集をする
- 資料の確認をする
など。
他にも、考えてみると色々出てくるはずです。
外出が多いと、内勤作業がたまって焦りますよね。
でも、移動時間を有効活用できれば、内勤以上に捗って。
移動時間は、
「何もできないもったいない時間」
ではなく、
「仕事をどんどん進める時間」
にしようと意識していました。
おかげで、外出の多い時期でも、残業せずにすみました♪
他に意識していたこと
ここまで、残業しないために意識していたことを、4つご紹介しました。
他にも、ささいなことですがいろんなことを意識していたので、リスト形式でご紹介しますね♪
- 紙の書類はなるべく電子化する
- 仕事はなるべく共有化する
- メールボックスはフォルダ分けし、受信トレイは空にする
- タスクはリストにせず、いつやるか決めてカレンダーに直接書き込む
- 仕事にかかる時間は多めに見積る
- 取り掛かりを早くする
取り入れられそうなものがあれば、ぜひ取り入れてみてくださいね♪
まとめ
いかがでしたか。
ここまで、私が残業しないために意識していたことをご紹介しました。
取り入れられそうなものがあれば、ぜひ♪
そして、紹介した方法に限らず、
「何か工夫できることはないかな」
と日頃から意識しておくだけでも、全然違ってくるはずです。
ぜひ自分なりの工夫を取り入れてくださいね！
最後まで読んでいただきありがとうございました。